Presentismo tradicional y ahora también... virtual

Presentismo tradicional y ahora también… virtual

La irrupción del coronavirus ha obligado a empresas y  trabajadores a implantar el teletrabajo en muchos casos a marchas forzadas. En España, la incidencia del trabajo en remoto ha pasado de un pobre 5% al 34% durante esta pandemia. Aunque en algunas organizaciones era una práctica bastante habitual, otras se han visto obligadas a implantar una cultura virtual en tiempo récord y, en muchos casos, sin tener siquiera los recursos adecuados.

Detrás del mensaje optimista de que el trabajo virtual está funcionando –según un reciente estudio el 68% de los encuestados dicen ser más productivos– se esconde otras realidades, como son, por un lado, problemas de gestión u horas extra no remuneradas y por otro, un viejo conocido para managers: el presentismo, un problema que también se da en los tiempos del trabajo virtual, una modalidad que, según los expertos, parece claro que ha llegado para quedarse.

Pero para analizar esta no tan nueva casuística que afecta al capital humano de las organizaciones, hay que empezar por el principio, por eso hemos querido recuperar el artículo ‘Presentismo tradicional y ahora también… virtual’, de Jaime Bacás, socio de Atesora Group. Porque aunque hayas escuchado hablar hasta la saciedad del presentismo, ¿sabías que también se puede aplicar en un momento de teletrabajo en auge como el actual?

Presentismo tradicional y ahora también… virtual

Originalmente el término presentismo (presenteeism) – acuñado a mitad de años 90 por Cary Cooper, psicólogo especializado en Gestión Organizacional en la Universidad de Manchester, U.K. – se relaciona con aquellos trabajadores que acuden a su trabajo a pesar de encontrarse enfermos y a las consecuencias que ello origina en su (inferior) desempeño y en su salud (mayor deterioro).

De alguna forma parece el término contrario a absentismo – no ir a trabajar por razones de enfermedad.

Durante estos últimos años otros muchos autores han ampliado la definición de presentismo incluyendo  aquellas situaciones en las que el trabajador – voluntaria o involuntariamente – permanece en su puesto de trabajo más tiempo que el correspondiente a su jornada laboral. En este sentido otros autores utilizan el término “over-time” o alargamiento continuado de la jornada laboral de forma no remunerada.

Así que elijo definir presentismo como “trabajar cuando estás sano pero empleando tu atención y energía en la realización de tareas que no conducen a la consecución de los objetivos de la empresa”. O de una forma más coloquial: “estar presente físicamente, pero perdiendo el tiempo”.

El enfoque de este artículo parte de esta última definición y se ciñe, principalmente, a los efectos negativos de este elemento en la productividad del individuo, su equipo y empresa.

Antes que nada conviene resaltar que las empresas llevan años esforzándose en reducir el absentismo por el elevado coste que representa, sin embargo parecen desconocer que los costes asociados al presentismo son entre tres y ocho veces superiores al absentismo, según las investigaciones realizadas en los pocos países que han investigado este fenómeno (EEUU, Canadá y Australia).

Por ello durante los próximos años asistiremos a un desplazamiento del foco de atención de las empresas hacia la comprensión y reducción de este fenómeno que impacta tan notablemente en su productividad, es decir, en sus resultados.

Presentismo y productividad

Todavía hoy existe un gran número de jefes y directivos que asocian productividad con el número de horas trabajadas y (además) de forma presencial. Creen que el principal indicador para medir la productividad es el tiempo dedicado (que es un input) y, también, que es preciso “ver físicamente” (vigilar) al empleado. De ahí la cultura prevalente, aunque ineficaz, de Gestión del Tiempo.

La productividad, sin embargo, es el resultado (output) de las acciones o tareas realizadas.

En cualquier empresa, medianamente organizada, se asume que la carga laboral por empleado sea mucho mayor de la que puede soportar. Productividad no se refiere a trabajar mucho, ni siquiera a hacer muchas cosas, sino a “completar las acciones que conforman tus objetivos, mientras obtienes satisfacción con ellas y mantienes un equilibrio aceptable entre tu vida laboral y personal”.

El reto, hoy día, no es realizar todo lo que tienes o debes hacer. El reto es discriminar, entre todas las tareas pendientes, las que aportan más valor y ejecutarlas (priorización). Aceptar que “no puedes hacerlo todo” es, precisamente, un cambio de creencia fundamental para liberarte de la sensación de agobio, desbordamiento y estrés, para incrementar notablemente la productividad y la sensación de control sosegado.

Esos jefes, además, no saben cómo gestionar a sus empleados si no pueden “verlos”.

Los jefes y empresas presentistas parecen ignorar que los avances tecnológicos y de organización del trabajo permiten a los empleados trabajar en diferentes lugares y momentos, conservando elevados rendimientos y satisfaciendo, simultáneamente, las necesidades de sus clientes y las suyas propias.

Conseguir tus objetivos (outputs) debería ser lo que importa para asegurar tu éxito personal y empresarial y no las horas empleadas o que tu jefe te vea sentado frente a tu ordenador (inputs).

Algo en apariencia tan simple como establecer objetivos es infrecuente en muchas empresas y, desde luego, en determinadas áreas funcionales y categorías profesionales. Mientras es frecuente que los comerciales dispongan de objetivos, no lo es que un administrativo, por ejemplo, disfrute  de ellos y no se me ocurre ninguna razón para privarle de este derecho.

¿Causas de presentismo?

La lista de razones es muy larga, así que me enfocaré sólo en dos:

  1. Abusiva Demanda de tu Atención (D.A. creciente)
  2. Miedo a perder el puesto de trabajo

1) A.D.A. creciente

Cuando observas tus hábitos laborales y los comparas con los de hace tan sólo diez o veinte años te das cuenta que has incrementado notablemente tu conexión social a través de medios tecnológicos. Y si observas a tus hijos te darás cuenta que el incremento de esa conexión continúa aumentando (¿se les habrá quedado pegada el teléfono en los dedos? ¿realmente se puede estudiar con la radio, el televisor, el ordenador y el móvil enchufados simultáneamente?)

Observa que cuando manejas tu ordenador mantienes abiertas varias ventanas para diferentes asuntos y que saltas continuamente de unas a otras, mientras toleras, aceptas y respondes llamadas al móvil, whatsapps, tweets, interrupciones de tus jefes y compañeros (¿tienes un minuto?) y un largo etc.

Los hábitos que creas por razón de esa conexión social instantánea y constante fagocitan tu atención y energía (que otros llaman tiempo) a tu trabajo, lo que disminuye tu productividad.

Como, en alguna medida, eres consciente de lo anterior decides dedicar más horas (tiempo), para completar algunas de esas tareas, sabiendo además que ese alargamiento de jornada satisfará a tu jefe.

El cuadro, por tanto, es el siguiente: personas saludables desperdiciando enormes cantidades de atención y energía (otros lo llaman tiempo) en el trabajo, como si se tratara de personas enfermas (según la definición del Dr. Cooper).

2) Miedo a perder el puesto de trabajo

La investigación prueba que en momentos, como el presente, de recesión económica y reducción de plantillas en muchas empresas, disminuye el absentismo y aumenta el presentismo. Aumenta la carga de trabajo por empleado y la sensación de estrés.

Los individuos que han mantenido su puesto de trabajo sienten mayor presión por el miedo a perderlo (inseguridad) y una forma de respuesta es “mostrar su involucración” (sincera o fingida) ampliando su disponibilidad y aumentando su jornada laboral.

En ocasiones esa respuesta es voluntaria y en otras forzada, explícita o implícitamente, por sus jefes que trasladan hacia ellos la presión proveniente del equipo directivo.

Sucede que incluso aunque el empleado pueda no sentirse satisfecho con su trabajo o empresa y su involucración sea baja, se esforzará por “estar de cuerpo presente” por miedo a perder su puesto de trabajo. Sin duda, esa presencia física no significa que esté trabajando y, mucho menos, que sea productivo.

La misma presión se puede observar en los trabajadores autónomos entre los que el nivel de presentismo es incluso mayor, al tener que desarrollar diferentes funciones y disponer de menores recursos.

Otra forma de “preservar” el puesto de trabajo es desarrollar una imagen de “imprescindibilidad”, mediante el acopio de responsabilidades, la relación poco colaborativa con los compañeros o la evitación del desarrollo de colaboradores por parte de sus jefes, es decir, actitudes de no jugar en equipo y el despliegue de competitividad interna negativa.

El presentismo genera, automáticamente, un desequilibrio en el resto de los ámbitos personales del trabajador: familia, amistades, ocio, desarrollo personal, bienestar físico, etc. El encogimiento de este ámbito personal provoca que la autoestima se nutra, principalmente, del ámbito laboral en el que el individuo “vive” casi exclusivamente. Así es frecuente que, incluso en sus (escasas) relaciones con familiares y amistades, los temas de conversación giren alrededor de asuntos laborales.

Si los resultados que alcanza no son los esperados su autoestima, que es fuertemente dependiente de su ámbito laboral, caerá notablemente, pudiendo entrar en un bucle pernicioso: autoestima baja – desempeño inferior – peores resultados – autoestima más baja…

Este desplazamiento monotemático, además, reduce las capacidades creativas e imaginativas, lo que impacta negativamente en la productividad del individuo.

A veces se desarrolla el workaholismo, que es una forma extrema y compulsiva de presentismo voluntario. Curiosamente a lo que algunos creen, el workahólico es un individuo poco productivo.

 ¿Cómo reducir el presentismo?

 Como ya te imaginas no existen recetas universales. Las soluciones se diseñarán en función del tipo de presentismo y de la cultura de cada empresa.

No obstante podemos formular un par de reflexiones:

  1. ¿Existe relación entre involucración y productividad?
  2. ¿Quiénes son los responsables de reducir el presentismo?

1) ¿Existe relación entre involucración y productividad?

Si definimos involucración como “la conexión emocional íntima que un empleado siente por la empresa en la que trabaja y que le impulsa a ejercer un esfuerzo mayor en su trabajo”, podemos intuir con poco riesgo de equivocación que cuando ésta aumenta la productividad se incrementará de forma proporcional.

Existen cada vez más estudios que muestran consistentemente esa relación directa.

2) ¿Quiénes son los responsables de reducir el presentismo?

Todos los que forman la empresa: empleados, jefes y directivos.

Sin embargo, considerando que los últimos poseen un poder mayor, su responsabilidad será también más grande.

El impacto de los líderes es clave, porque son ellos los que establecen la pauta, crean cultura, inspiran visión y propósito y reconocen la contribución de sus empleados.

Si eres un líder puedes favorecer el incremento de la involucración de tus colaboradores si:

– Les ayudas a que conecten con el núcleo de lo que realmente les importa de su trabajo, clarificando el “para qué” hacen ese trabajo. Conectar con el propósito más genuino de su trabajo.

No es tanto el “qué”, sino el “para qué”.

– Les ayudas a que consideren su trabajo como un acto de servicio. ¿A quiénes sirven? ¿Cómo pueden mejorar su servicio a sus clientes? Porque, realmente, mi trabajo no se trata de mi, sino de ellos (mis clientes).

No es tanto el “qué”, sino el “para quién”.

– Les ayudas a que gestionen eficazmente su atención y energía, enfocándose exclusivamente en las tareas que generan más valor y aprendiendo a reponer estos dos recursos, que son limitados. Abrazar este concepto y desterrar para siempre la excusa “no tengo tiempo” les ayudará a incrementar notablemente su productividad.

No es tanto el “qué”, sino el “cómo”.

Y ahora también… presentismo electrónico

El presentismo es, por tanto, una forma inadecuada e inefectiva de gestión de personas. El modelo de trabajo presencial (en oficina) con un horario inflexible no responde a las necesidades de los clientes (globales) ni tampoco de los empleados (necesidad creciente de equilibrar su vida laboral y personal).

Los continuos avances de los medios tecnológicos hacen posible, cada día más, el trabajo colaborativo y flexible.

Sin embargo, esa potencialidad no está siendo suficientemente asimilada ni aprovechada por las empresas que mantienen la inflexibilidad de sus jornadas y lugares de trabajo, además de no proveer a sus empleados la necesaria formación en la utilización estratégica de esas herramientas.

El resultado está a la vista de todos: el incremento notable del presentismo virtual o electrónico.

Defino presentismo virtual como “estar presente virtualmente, prestando tu atención y energía a las comunicaciones electrónicas laborales cuando te encuentras en tus ámbitos personales (familia, amistades, ocio, desarrollo personal, bienestar físico, etc.)”.

Crece el número de individuos afectados por este hábito y crece el uso del hábito en cada individuo. Cada vez nos parece más normal interrumpir lo que estamos haciendo (no importa el qué), por ejemplo una conversación, cena con nuestros amigos o familiares, asistencia a un espectáculo, para desplazar nuestra atención al mensaje o llamada entrante e incluso responderla. Algo que no merecería más importancia si se tratara de un hecho aislado e infrecuente, pero que repetido tan frecuentemente y en momentos tan inoportunos invita a plantearse preguntas del tipo ¿Realmente qué es lo que más me importa en esta vida?

El hábito no sólo se extiende fuera de la jornada laboral, sino que invade los fines de semana y los períodos de vacaciones.

Evitar el presentismo virtual se refiere a crear o desarrollar una sensación de autonomía respecto a cómo, dónde y cuando trabajas para completar tus tareas y conseguir tus objetivos laborales.

Procura que no te pase (involuntariamente) lo que señala el poeta Robert Frost: “Trabajando dedicadamente ocho horas al día puedes llegar a ser jefe y trabajar doce horas al día”.

Jaime Bacás. Socio de Atesora Group

Artículo original publicado en 2008 en Senderos de Productividad.